Məqalə
praktik bələdçiYenilənib: · Wapp.az
Excel-dən CRM-ə keçiddə əsas risk faylın yüklənməməsi deyil, yüklənmiş məlumatın səhv mənalandırılmasıdır. Telefon nömrəsi rəqəm kimi saxlananda əvvəlindəki sıfır itə bilər, eyni tarix müxtəlif fayllarda fərqli yazıla bilər. Importdan əvvəl mənbə faylı dəyişdirilmədən saxlayın və təmizləməni ayrıca surətdə aparın.
Hansı məlumatı köçürəcəyinizi seçin
Bütün köhnə cədvəlləri eyni anda birləşdirmək məcburi deyil. Aktiv müştərilər, açıq müraciətlər və davam edən işlər başlanğıc dəst ola bilər. Arxiv məlumatının lazım olub-olmadığını komanda ilə dəqiqləşdirin. Şəxsi məlumat olan faylları açıq yükləmə keçidinə yerləşdirməyin; ötürmə üsulu və giriş səlahiyyətləri əvvəlcədən razılaşdırılsın.
Sahələri uyğunlaşdırın
- “Ad soyad” CRM-də bir sahədir, yoxsa iki ayrı sahə?
- “Əlaqə” sütununda telefon, email və şərh qarışıq saxlanılıbmı?
- Məsul əməkdaşın adı sistemdə hansı istifadəçiyə uyğun gəlir?
- Tarixlər gün–ay–il, yoxsa ay–gün–il qaydasındadır?
- Status adları yeni satış mərhələlərinə necə çevriləcək?
Uyğunlaşdırma sənədində mənbə sütununu, hədəf sahəni, çevirmə qaydasını və boş dəyərin davranışını qeyd edin. Məsələn, “danışılıb” statusunun avtomatik “satış bağlandı” kimi köçürülməsi hesabatı səhv göstərə bilər.
Təkrar qeydləri necə ayırmalı?
Eyni telefon iki əməkdaşda görünə bilər, bir şirkətin isə bir neçə əlaqələndirici şəxsi ola bilər. Birləşdirmə qaydasını yalnız ada əsaslandırmayın. Telefon və email uyğunluğu araşdırma üçün işarə ola bilər, amma ziddiyyətli məlumatı avtomatik silmək düzgün deyil. Mübahisəli qeydləri ayrıca siyahıya çıxarıb məsul şəxsə yoxlatdırın.
Sınaq importunda nə yoxlanılır?
Əvvəl az sayda, lakin fərqli vəziyyətləri əhatə edən qeyd seçin: boş email, iki telefon, uzun şərh, Azərbaycan hərfləri və köhnə tarix. Importdan sonra həm sayları, həm də məzmunu müqayisə edin. Sadəcə “100 sətir yükləndi” mesajı 100 kartın düzgün olduğunu sübut etmir. Müştəri ilə müraciət arasındakı əlaqənin və məsul əməkdaşın da qorunduğunu yoxlayın.
Canlı keçid və geri dönüş
Son köçürmə vaxtını müəyyən edin və həmin vaxt köhnə faylda yeni dəyişikliklərin necə idarə ediləcəyini yazın. Import partiyasını ayırd etmək mümkün olsun ki, səhv aşkar ediləndə yalnız həmin partiyaya baxılsın. Ehtiyat nüsxədən bərpa qaydasını sınaq mühitində yoxlayın. Canlı məlumatı silmək və ya üstünə yazmaq ayrıca təsdiqlənmiş əməliyyat olmalıdır.
Köçürmə nə vaxt bitmiş sayılır?
Komanda seçilmiş kartları yoxlayıb təsdiqlədikdə, hesabatdakı açıq işlər mənbə ilə uyğun gəldikdə və gələcək məlumatın harada daxil ediləcəyi aydın olduqda keçid tamamlanmış sayılır. Əks halda iki sistem paralel dəyişir və qısa müddətdə yenidən fərqli məlumat bazaları yaranır. Növbəti mərhələ gündəlik CRM işinin pilot yoxlamasıdır.
Mövzunu davam etdirin
Qərardan əvvəl əlavə yoxlama
Importdan sonra kiçik nəzarət seçməsi saxlayın: əlaqə məlumatı, məsul şəxs və son danışıq tarixi köhnə faylla uyğun olmalıdır.
İlk həftənin səhvlərini ayrıca qeyd edin. Təkrarlanan xəta məlumat çevirmə qaydasından gəlirsə, hər kartı əl ilə düzəltmək əvəzinə qaydanı yenidən yoxlayın.
Nümunə ssenari
Nümunə qəbul: eyni müştəri əvvəlki təklifdən sonra başqa məhsul barədə yazır. Kontakt tarixçəsi qorunur, yeni müraciətin məsulu və növbəti addımı ayrıca izlənir. Menecer əvvəlki işi bağlayanda yeni müraciət itirilməməlidir.
