Həll
proses + nəzarətInvoice nədir?
Invoice satıcı tərəfindən alıcıya təqdim olunan məhsul və ya xidmət siyahısını, məbləği, valyutanı, ödəniş şərtini və tərəflərin məlumatlarını göstərən hesab sənədidir. Gündəlik danışıqda “faktura” sözü ilə eyni mənada işlədilə bilər, lakin hüquqi və vergi sənədi tələbləri ölkəyə və əməliyyat növünə görə fərqlənir.
Invoice-da hansı məlumatlar olur?
- unikal sənəd nömrəsi və tarix;
- satıcı və alıcının adı, ünvanı və rekvizitləri;
- məhsul və ya xidmətin adı, miqdarı və qiyməti;
- vergi, endirim, valyuta və yekun məbləğ;
- ödəniş müddəti, bank məlumatı və qeyd;
- lazım olduqda müqavilə və sifarişə istinad.
Faktura sistemi nəyi avtomatlaşdırır?
Sistem növbəti invoice nömrəsini yaradır, müştəri və məhsul məlumatını bazadan götürür, məbləği hesablayır və vahid şablonda PDF hazırlayır. Sənəd göndərildi, qismən ödənildi, ödənildi və gecikdi statusları ilə izlənir. Ödəniş daxil olduqda borc və müştəri tarixçəsi yenilənir.
Excel əvəzinə sistem nə vaxt lazımdır?
Bir neçə əməkdaş sənəd hazırlayırsa, nömrələr təkrarlanırsa, köhnə versiya göndərilirsə və gecikmiş ödənişlər əl ilə axtarılırsa, mərkəzi sistem faydalıdır. Rəhbər dövr üzrə kəsilən invoice, ödənilən məbləğ və açıq borcu bir hesabatda görə bilir.
İnteqrasiyalar
Invoice sifariş, CRM, müqavilə, anbar və ödəniş sistemi ilə əlaqələndirilə bilər. Bank və ya dövlət sistemi inteqrasiyası yalnız rəsmi API və icazələr mövcud olduqda planlanır. Sənəd şablonu mühasibat və hüquq üzrə məsul şəxslə təsdiqlənməlidir.
Demo zamanı nəyi yoxlamaq lazımdır?
- Fərqli valyutada invoice yaradın.
- Endirim və vergi hesabını yoxlayın.
- PDF və email görünüşünü açın.
- Qismən ödəniş qeyd edin.
- Gecikmiş sənədlər hesabatını çıxarın.
İş ssenarisinin qəbul meyarları
Qismən ödəniş, ləğv və eyni nömrənin təkrarı yoxlanılır. Hesabatın ümumi məbləğini mənbə sənədlərlə tutuşdurun.
Layihə üçün hazırlıq məlumatları
Sənəd nümunəsi, nömrələmə qaydası və valyutalar lazımdır. Elektron qaimə və dövlət sistemləri ilə əlaqə ayrıca uyğunluq yoxlamasıdır.
Nümunə ssenari
Nümunə qəbul: təsdiqlənmiş fakturada müştəri adı düzəldilir. Dəyişmənin sənəd versiyasına və əvvəl göndərilmiş PDF-ə təsiri aydın olmalıdır. Ödəniş tarixçəsi itirilmədən kimin hansı düzəlişi etdiyi izlənir.
